Privacyverklaring

Privacyverklaring gemeenteraad Haarlemmermeer

Persoonsgegevens
De gemeenteraad van Haarlemmermeer verwerkt als bestuursorgaan persoonsgegevens over u wanneer en omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan ons verstrekt. Dit kunnen de volgende persoonsgegevens zijn: voor- en achternaam, emailadressen, mobiele telefoonnummers en indien nodig ook (huis)adresgegevens.

Van gemeenteraadsleden en fractieassistenten houdt de gemeenteraad bovenstaande gegevens, en bovendien ook geboortedatum, geboorteplaats en zittingsperiodes bij.

Bijzondere persoonsgegevens
De gemeenteraad van Haarlemmermeer verwerkt géén bijzondere persoonsgegevens over u als u gebruik maakt van onze diensten en/of deze gegevens aan ons verstrekt. Onder bijzondere persoonsgegevens vallen godsdienst, politieke voorkeur, medische gegevens, strafrechtelijk verleden, ras of etnische afkomst, inkomensgegevens, vermogensgegevens, biometrische gegevens, of BSN.

Van gemeenteraadsleden en fractieassistenten houdt de gemeenteraad bij voor welke politieke vereniging of politieke organisatie zij als volksvertegenwoordiger zijn gekozen en benoemd na gemeenteraadsverkiezingen, zoals omschreven in de grondwet en de kieswet.

Verwerkingsdoelen
De hiervoor genoemde persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doelen en op grond van de volgende grondslagen:

• Toestemming: u heeft toestemming gegeven voor de verwerking van de gegevens.
• Overeenkomst: gegevensverwerking is noodzakelijk om dienstverlenende en contractuele verplichtingen na te komen.
• Wettelijke verplichting: gegevensverwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting van de gemeenteraad.
• Publiekrechtelijke taak / algemeen belang: gegevensverwerking is noodzakelijk om een taak uit te voren die het welzijn van inwoners beschermt of bevordert.

Bewaartermijn
Wij bewaren de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Voor de specifieke bewaartermijnen van persoonsgegevens die de gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer verwerkt, wordt bijgehouden in het register van verwerkingen.

Delen met derden
Wij verstrekken uw gegevens alleen en uitsluitend aan derden op grond van een van de hiervoor genoemde grondslagen. Derden zijn voor de gemeenteraad met name personen die werken voor de ambtelijke organisatie van de gemeente Haarlemmermeer. De gemeente Haarlemmermeer heeft een eigen privacy verklaring. Met de ambtelijke organisatie en eventuele andere organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De gemeente Haarlemmermeer is verantwoordelijk voor de verwerking van onze gegevens. De gemeenteraad blijft verantwoordelijk voor de verwerkingen van overige derden.

Beveiliging
De gemeenteraad van Haarlemmermeer neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn opgenomen in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Haarlemmermeer.

Rechten van betrokkenen
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Maak hiervoor een afspraak bij de raadsgriffie om langs te komen. U krijgt alleen inzage in uw persoonsgegevens als u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.

Raadsplein: raadsvergaderingen, -debatten en raadssessies
Het Raadsplein (raadsvergaderingen, -debatten en raadssessies) is openbaar.

Het Raadsplein wordt live uitgezonden, en deze uitzendingen zijn ook achteraf terug te zien. Dat betekent dat er audio- en beeldmateriaal wordt gemaakt van de vergaderzalen en de deelnemers aan de vergadering. Het is mogelijk dat aanwezigen op de publieke tribune (gedeeltelijk) kort zichtbaar zijn op de beelden.  

Tijdens de vergaderingen kunnen er foto’s gemaakt worden. Het audio- en beeldmateriaal kan via internet teruggeluisterd en bekeken worden. Het materiaal wordt overeenkomstig de archiefwet in principe eeuwig bewaard. Beeldmateriaal kan gebruikt worden voor nieuwsberichten van de gemeenteraad, van de gemeente, door nieuwsmedia, social media en op de website van de gemeenteraad en de gemeente. Bezoekers die op de publieke tribune plaatsnemen weten dat zij in beeld kunnen komen. Wanneer een persoon inspreekt bij een vergadering, wordt dit ook in de audio- en beeldbestanden opgenomen. Namen van insprekers worden wel in de audio, maar niet in beeld vermeld.

Een inspreker die niet in beeld wil komen, kan kiezen voor een andere wijze van benaderen van de raad. De raadsgriffie geeft daaraan haar volle medewerking.

Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine stukjes tekst die informatie bevatten over het bezoek van de website. De gebruikte cookies zijn tijdelijke cookies (zogenaamde sessie-cookies) en worden na het afsluiten van de webbrowser verwijderd. Deze cookies bevatten geen persoonsgegevens en worden gebruikt voor het optimaliseren van de toegankelijkheid van de website. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen.

Contactgegevens
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen via griffie@haarlemmermeer.nl  De griffie helpt u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Wordt uw klacht naar uw mening niet goed worden afgehandeld dan kunt u op grond van de privacywetgeving een klacht indienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)
De gemeente Haarlemmermeer heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Deze persoon controleert of de gemeente aan de privacywetgeving voldoet en geeft advies over privacyvraagstukken waar nodig. De FG werkt ook voor de gemeenteraad. Heeft u specifieke vragen over het toezicht op de privacy binnen de gemeente of het privacy beleid dan is het mogelijk om deze vraag te stellen aan de FG via griffie@haarlemmermeer.nl . Voor algemene vragen over privacy binnen uw gemeente kunt u terecht bij de privacy coördinator van Haarlemmermeer, via datzelfde adres. Let op dat u in deze email geen vertrouwelijke informatie meestuurt, dit om uw eigen privacy te waarborgen.